Что такое мини-АТС?

Несмотря на то, что за последние несколько лет офисные мини-АТС прочно прочно ассоциируются с правильной организацией рабочего процесса, менеджерам нашей компании все еще задают вопросы что такое мини-АТС и нужна ли она в офисе. Компания "АртКом СПб" предлагает цикл статей, призванных ответить на наиболее часто встречающиеся вопросы.

Итак, давайте для начала разберемся для чего нужна мини-АТС. Предположим, что вы директор небольшой компании. Вид деятельности вашей компания уточнять не будем. По сути, любая фирма занимается активной продажей своих услуг. Следовательно, вам нужен офис, в котором будет рабочее место как минимум одного менеджера по работе с клиентами. Конечно, вам не обойтись без бухгалтера и кабинета директора. Арендовав небольшой офис, вы поставили столы, установили факс. Самое время начинать работу, но для этого нужен телефон. Допустим, у вас уже есть один городской номер, к которому в первую очередь подключен факс.

Первый вопрос: куда поставить аппарат? Директору? Но более всего телефон нужен менеджеру, ведь это именно он работает с клиентами. Чем больше клиентов – тем больше продаж, тем успешнее идут дела вашей компании. Значит, ставим аппарат на стол менеджера. Но как быть, если директору предстоит важный телефонный разговор? Выгнать менеджера из-за стола и, пока директор решает глобальные задачи, работник будет болтаться без дела? Нет, конечно. Следовательно, нужно больше телефонов. При правильной организации рабочего процесса должно быть телефонизировано каждое рабочее место.

Предположим, что вы заключили с местным оператором связи договор и получили нужное количество городских телефонным номеров. Теперь схема телефонной сети вашего офиса выглядит так:

*ГТС - Городская Телефонная Сеть

Все телефоны связаны между собой только через городскую сеть. То есть, директор может позвонить своему бухгалтеру только набрав городской номер. Неудобно, но это мелочи. Важнее другое: отсутствие единого коммуникационного пространства для входящих вызовов. Если вы начнете размещаеть рекламу своих услуг в средствах массовой информации, телефонных справочниках и Интернет, то вам придется публиковать несколько телефонных номеров отдела продаж. А если у вас продажами занимается полтора десятка человек?

Еще один минус такого подключения - совершенно невозможно предугадать, на чей номер поступит звонок. Скажем, дозвонился важный клиент в отдел продаж, но уровень сделки таков, что нужно подключать директора. И как быть? Звать директора к столу менеджера? Или же просить клиента перезвонить на телефон директора и положить трубку? Нет, конечно, это самый верный способ потерять клиента. Что же делать?

Установить мини-АТС. Подключив к станции все имеющиеся линии, мы получаем следующую схему:

Теперь все телефоны подключены к офисной телефонной станции. Каждому аппарату присвоен индивидуальный внутренний номер. Теперь директор может позвонить в бухгалтерию, не занимая городскую линию. В зависимости от настроек станции входящий звонок поступит либо на рабочее место офис-менеджера, либо сразу в отдел продаж. Приняв звонок, сотрудник компании может перевести вызов на номер другого сотрудника, не теряя связи с клиентом. Все это базовые функции любой офисной мини-АТС.

Но это еще не все. Обратите внимание на схему - от нашей мини-АТС в Городскую Телефонную Сеть идет всего одна линия. Мы умышленно показали такой вариант, повторив распространенную ошибку многих покупателей. Почему-то фразу в описании мини-АТС "8 внутренних линий" клиенты понимают так: достаточно поставить мини-АТС и один городской номер волшебным образом умножится на 8, 16 или даже на 32. Увы, но чудес не бывает. Если в мини-АТС заведена одна городская линия, то и говорить с городом сможет только один сотрудник. Чтобы увеличить количество входящих и исходящих звонков, нужно увеличивать количество городских линий:

В этом месте внимательный читатель должен возразить: "Если я заведу в мини-АТС несколько городских линий, то мне опять придется в рекламе давать целый список телефонных номеров?"

Необязательно. Вы можете заключить с оператором телефонной связи договор на предоставление многоканального телефонного номера. Дело в том, что телефонные провода, уходящие в ГТС, соединяют вашу офисную станцию с городской АТС. Которая отличается только количеством заведенных в нее линий. В городской АТС соединительных линий может быть несколько тысяч. Обычно под каждую линию выделяется один номер, который мы, пользователи, называем городским. Но можно присвоить один городской номер нескольким соединительным линиям. В этом случае пользователь получает многоканальный номер, по которому одновременно могут вестись несколько разговоров, в зависимости от количества выделенных линий. Количество линий ограничивается только техническими возможностями офисной АТС и финансовыми возможностями абонента. Кстати, о финансах: организация многоканального номера как правило выгоднее, чем аренда такого же количества городских номеров.

Но как определить, сколько линий вам нужно? Очень просто: количество городских линий определяется из соотношения "1 городская линия / 4 рабочих места". Но мы все же рекомендуем приобрести отдельные городские номера для факса, бухгалтерии. И, конечно, для директора.